Kolme ajatusta: miksi viestintää ei arvosteta organisaatiossa?

”Siis onhan tämä taloushallinto nyt ihan eri tavalla tärkeää kuin esimerkiksi viestintä.”

Näin sain kuulla erään yhdistyksen vastuuhenkilöiden kokouksessa, jossa pohdittiin osanottajien vastuita ja sitä, mihin tulevaisuudessa kannattaa panostaa.

Viestinnästä vastanneena koin, että sain naamalleni märän ja likaisen rätin. Toisaalta lausahdus ei yllättänyt mitenkään erityisesti.

Vaikka monessa organisaatiossa jo ymmärretään, että viestinnän tulee olla (liike)toiminnan ytimessä, monilla on ajattelutavoissaan vielä paljon fiksailtavaa. Jäinkin miettimään, mistä tällaiset kommentit kumpuavat.

Alla ajatuksiani:

1. Viestinnän merkitys tukitoimintona ymmärretään väärin.

Monissa organisaatioissa viestintä on tuki- tai palvelutoiminto. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, että viestintätiimiläiset odottaisivat puhelin kourassa juttupyyntöjä tai käyttäisivät työaikansa tiedotteisiin, joiden sisältö kiinnostaa vain organisaation työntekijöitä itseään, jos heitäkään.

On tärkeää ymmärtää, että vaikka viestintä olisi tukitoiminto, sillä on olennainen merkitys organisaation strategisten tavoitteiden toteutumisessa.

Väärin ymmärretty tehtävä näkyy esimerkiksi siinä, että viestinnän osaaja otetaan mukaan prosesseihin ja suunnitteluun liian myöhään, jolloin viestinnästä on vaikeaa saada tavoitteellista ja tehokasta.

Kyse voi olla myös siitä, että viestintätiimi ei itse välttämättä suunnittele toimintaansa strategisesta näkökulmasta. Vaatii aika paljon pokkaa, jotta uskaltaa sanoa ei triviaaleimmille pyynnöille, joilla ei välttämättä ole organisaation tavoitteiden kannalta merkitystä.

Pahimmassa tapauksessa viestintätiimi puuhastelee poteroissaan omien pienten hommiensa parissa eikä ota selvää siitä, miten se voisi tukea organisaatiota saavuttamaan tavoitteensa.

Siitä, nähdäänkö viestintä ydin- vai tukitoimintona, on monia mielipiteitä. Oikeaa vastausta tuskin löytyy, vaan viestinnän rooli kannattanee määritellä suhteessa organisaation tavoitteisiin ja yrityskulttuuriin.

Se, että viestintä määritellään ydintoiminnoksi, voi joissain tapauksissa auttaa hyödyntämään sitä tehokkaammin strategisessa tekemisessä.

2. Organisaatioviestintä nähdään tiedottamisena.

Toinen syy yllä olevien kaltaisille käsityksille voi olla se, että viestinnän kenttä ja työnkuva nähdään varsin kapeana: viestinnän ajatellaan olevan tiedottamista.

Kanavien moninaistuminen on toki vienyt viestinnän roolia poispäin yksisuuntaisesta tiedottamisesta. Mutta kyse ei mielestäni ole vain kanavista vaan tehtävän muutoksesta laajemmin: Voisiko viestinnän työ olla yhä vahvemmin yhteiskunnan ja maailman muutosten nuuskimista? Voisiko sen tehtävänä olla seurata, mitkä ovat ne tulevaisuuden isot ulostulot, joita organisaation kannattaa tehdä, jotta se tarjoaa myös tulevaisuudessa arvoa asiakkailleen ja vahvistaa profiiliaan?

Viestintä siis osallistuu organisaation visiotyöhön eikä vain toteuta johdon ennalta määrittelemiä tavoitteita.

3. Viestinnän ei ajatella vaativan erityistä asiantuntemusta.

Olen viisivuotisen viestinnän alan urani aikana joutunut avaamaan aika paljon sitä, mitä kaikkea työhöni kuuluu ja millaista osaamista siinä tarvitaan.

Viestinnän näkyvimmät tuotokset, kuten tiedotteet ja somepäivitykset, ovat teksteinä tuttuja myös muille organisaatiossa työskenteleville.

Ehkä siksi joku saattaa luulla, että viestinnän työ koostuu ainoastaan tästä näkyvästä osasta ja uskoo, että kyllähän hän voisi tuon työn itsekin tehdä.

Niin turhauttavalta kuin se voikin joskus tuntua, mielestäni on tärkeää, että viestinnän ammattilaiset kertovat aktiivisesti, mitä heidän työnsä oikeastaan tarkoittaa, jotta alaa koskevat käsitykset muuttuvat.

Ehkä joskus ollaan tilanteessa, jossa alussa siteeraamani kaltaiset kommentit ovat unohdettua muinaishistoriaa.

PS! Aiheesta on muuten hyvä teksti Viestijöiden blogissa: ”Viestinnän suunnittelu, kehittäminen ja strategisointi muokkaavat vahvasti yrityksen liiketoimintaa ja tulosta. Tapa, jolla viestimme, muuttaa sitä todellisuutta, missä elämme.”

 

Haastatteluja ja kohtaamisia

Olen viime viikkoina päässyt työssäni tapaamaan ja haastattelemaan lukuisia kiinnostavia ja viisaita ihmisiä. Toisaalta olen ollut kerran itse haastateltavana.

Haastattelutilanteen jälkeen on jäänyt usein mukavan lämmin ja juureva olo. On tuntunut, että haastattelija ja haastateltava ovat aidosti kohdanneet; kyseessä ei ole ollut ainoastaan institutionaalinen kysymys–vastaus-haastattelutilanne vaan jollain tapaa syvällisempi vuorovaikutuskohtaaminen.

photo-1464230299026-f276f3c3db15

Kokemus on ollut usein molemminpuolinen: esimerkiksi minua haastatellut toimittaja fiilisteli, miten hienoa on tavata kiinnostavia ihmisiä – ei vain haastateltavia – ja jakaa heidän kanssaan asioita. Yksi haastateltavani puolestaan totesi haastattelun lopuksi, miten paljon hän on oppinut keskustelumme aikana.

Olen miettinyt, mikä luo haastattelutilanteessa kokemuksen siitä, että tilanteen osallistujat kohtaavat. Luulen, että vastaus liittyy tilanteen osallistujarooleihin ja vuorovaikutuksen symmetrisyyteen.

Huomasin haastateltavana ollessani, että minua haastatellut toimittaja ei ainoastaan esittänyt minulle kysymyksiä vaan kertoi pieniä aiheeseen liittyviä anekdootteja itsestään. Haastattelijan rooliin ei siis kuulunut ainoastaan kysymysten kysyminen, vaan hän esitti myös omia kannanottojaan ja kertoi kokemuksistaan. Siksi minulle tuli olo, että en ole kuulusteltavana, ja koin oloni alusta asti rennoksi: vuorovaikutustilanne ei tuntunut haastattelulta vaan tutulta, arkiselta jutustelulta, jossa on kaksi tasavertaista osapuolta.

Haastattelija–haastateltava-roolit eivät siis yksiselitteisesti määrittäneet vuorovaikutuksen etenemistä, vaikka toinen meistä teki muistiinpanoja ja keskustelumme tuloksena oli lehtiartikkeli.

photo-1422479763403-3aa672b25e0e

Kokeilin samaa keinoa itse, kun olin haastattelijan roolissa, ja huomasin, että pääsin sitä noudattamalla paljon paremmin kiinni siihen, millainen ihminen haastateltava oikeasti on ja mitkä asiat ovat hänelle tärkeitä. Silloin myös artikkelista tuli melko vähällä vaivalla hyvä.

Haastattelijan tehtävä ei siis ole ainoastaan esittää kysymyksiä, tai edes esittää niitä oikeita kysymyksiä, vaan saada haastateltava luottamaan häneen sekä vaikuttaa omalla vuorovaikutuksellaan tilanteen ilmapiiriin. Ainakin näissä viime viikkojen haastattelutilanteissa tämä on onnistunut niin, että haastateltava on antanut tilanteeseen jotain itsestään.

(J.K. Muistan kyllä myös aivan ensimmäiset juttukeikkani, joiden nauhoituksia kuuntelin jälkikäteen posket punaisena: olin esittänyt haastateltavalle kysymyksen, antanut hänen vastata lyhyesti, ja paasannut sen jälkeen minuuttikaupalla omista mielipiteistäni. Ei näin! On tärkeää antaa haastateltavan sanoittaa ajatuksensa itse eikä tulkita niitä tilanteessa liikaa, koska silloin haastateltavan oma ääni ei pääse lainkaan kuuluviin.)